cómo hacer un presupuesto (sin perder dinero)

La mayoría de los contratistas han perdido dinero en algún trabajo. No porque hicieran mal trabajo — sino porque presupuestaron mal. Fijaron el precio pensando en el mejor escenario, consiguieron el encargo y luego vieron cómo su margen se evaporaba cuando la realidad apareció.

Esta guía explica por qué ocurre esto y cómo solucionarlo con un método que lleva unos cinco minutos más que su forma actual de presupuestar.

por qué los contratistas presupuestan por debajo

Tres fuerzas empujan cada presupuesto hacia abajo:

Sesgo de optimismo. Se imagina el trabajo yendo bien. El yeso sale limpio. Las vigas están sólidas. El proveedor entrega a tiempo. Fija el precio para la versión del trabajo en la que nada sale mal — aunque esa versión casi nunca ocurre.

Presión competitiva. Sabe que el cliente tiene tres presupuestos. Así que afila el lápiz, recorta todo lo posible, redondea hacia abajo. Ahora su presupuesto está ajustado. Demasiado ajustado. Gana el trabajo y pierde el beneficio.

Estimaciones de punto único. Escribe un solo número para cada partida: azulejos 2.000 €. Eso no es una estimación. Es una suposición disfrazada de dato. Los costes reales son rangos. Los azulejos podrían costar 1.800 € si su proveedor habitual tiene stock, o 2.400 € si no lo tiene y tiene que pedir a otro nuevo.

los cinco niveles de incertidumbre

No todas las partidas de su presupuesto tienen el mismo riesgo. El alquiler de un contenedor de la empresa que ha usado cincuenta veces no es lo mismo que una mampara de ducha a medida de un fabricante que encontró la semana pasada. Tratarlos igual es el error principal del sistema de contingencia fija.

LowRiskQuotes utiliza cinco niveles de incertidumbre. Esto es lo que significa cada uno en la práctica:

La pregunta clave para cada partida es: ¿cuánta confianza tengo en que este número sea correcto? No cuánta confianza quiere tener. Cuánta confianza tiene realmente, basada en evidencias. ¿Tiene un presupuesto por escrito? Eso es Seguro. ¿Está adivinando a partir de un trabajo que hizo hace dos años en otra zona? Eso es Alto como mucho.

ejemplo práctico: reforma de baño

Veamos un presupuesto real. La señora García quiere reformar su baño — demolición, azulejos nuevos, sanitarios nuevos, mampara de ducha a medida, fontanería nueva, electricidad y un contenedor para los escombros. Su estimación base llega a 6.400 €.

Si presupuesta 6.400 € a secas, está fijando el precio para el escenario en el que absolutamente todas las partidas salen exactamente según la estimación. Ese es el resultado más improbable. Es como apostar a que todas las monedas de una tirada de seis caen cara.

Pase esos números por una simulación Monte Carlo y obtiene una distribución. La simulación ejecuta miles de versiones de este trabajo, cada vez extrayendo costes dentro del rango de incertidumbre que usted fijó. Como los sobrecostes son más frecuentes que los ahorros, la simulación se sesga hacia arriba — igual que la vida real.

La diferencia entre 6.400 € y 7.180 € es 780 € — alrededor del 12%. Pero no es un 12% de contingencia plano. Es un colchón calculado basado en los riesgos específicos de este trabajo concreto. Un trabajo con todas las partidas en Bajo necesitaría menos. Un trabajo lleno de Estimaciones a ojo necesitaría mucho más.

interpretar los resultados: qué significa la curva

La simulación le da una distribución de probabilidad — una curva que muestra la probabilidad de cada coste total. Así se interpreta:

• P50 significa que hay un 50% de probabilidad de que el coste real esté por debajo de este número. Probabilidad de cara o cruz. No es un presupuesto seguro.
• P80 significa un 80% de probabilidad de que el coste real esté por debajo. Este es el punto ideal para la mayoría de contratistas. Está protegido contra la mayoría de sobrecostes sin sacarse del mercado por precio.
• P95 significa un 95% de probabilidad. Este es su número para "dormir tranquilo". Úselo para contratos a precio cerrado o clientes que no aceptarán ninguna variación.

En qué percentil presupuesta depende del trabajo y del cliente. ¿Un trabajo por administración con un buen cliente? P50 puede valer. ¿Una cocina a precio cerrado para un cliente que le va a exigir cada céntimo? Presupueste a P80 o P95 y protéjase.

errores comunes al presupuestar

Después de pasar miles de estimaciones por el simulador, emergen patrones. Estos son los errores que más dinero cuestan a los contratistas:

1. Marcar todo como incertidumbre Baja. Si no tiene un presupuesto por escrito, no es Bajo. Si no ha hecho exactamente este alcance antes, no es Bajo. Sea honesto consigo mismo.
2. Olvidar los costes de desplazamiento y tiempo. Dos horas de conducción al día a 25 €/hora durante un trabajo de tres semanas son 750 €. Eso es dinero real. Presupuéstelo.
3. No presupuestar los retrasos. Lluvia, entregas tardías, cambios del cliente. No son eventos raros. Son la norma. La estimación de duración del trabajo necesita su propio nivel de incertidumbre.
4. Copiar los precios del año pasado. Los costes de materiales cambian. La madera ha subido. El cobre ha subido. Si sus precios tienen seis meses, están desactualizados.
5. Presupuestar para ganar en vez de presupuestar para ganar dinero. Un trabajo que gana al precio equivocado es peor que un trabajo que no consigue. El peor resultado no es perder la licitación. Es ganarla y trabajar gratis.

poniéndolo todo junto

Este es el flujo de trabajo. Añade unos cinco minutos a su proceso de presupuestación:

1. Liste todas las partidas como haría normalmente.
2. Para cada una, pregúntese: ¿cuánta confianza tengo en este número? Asigne un nivel.
3. Añada su tarifa diaria, duración del trabajo y desplazamientos.
4. Ejecute la simulación.
5. Presupueste a P80 para la mayoría de trabajos. Ajuste arriba o abajo según el tipo de contrato.

No está añadiendo una contingencia inventada. Está construyendo un presupuesto que refleja el perfil de riesgo real del trabajo real. Esa es la diferencia entre esperar ganar dinero y saber que lo hará.